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1．公文的語言特點。 語言是公文的基本要素，特殊的應用領域與應用目的使公文的語言具有一定的特點。了解這些特點，有助于使公文更有效地“表之于外，達及他人”。 公文語言的主要特點就是：計策、準確、樸實、精練、嚴謹、規范。 莊重是指語言端莊、格調鄭重嚴肅；準確是指在表情達意時，語言真實確切，無虛假無錯漏，褒貶得當，語意明確，界限清楚，符合實際，真切表達欲表達的內容；樸實是指語言平直自然、是非清楚、明白曉暢、恰如其分、通俗易懂，無浮華夸飾，無渲染，無形象描繪，無矯揉造作，忌堆砌華麗詞藻，忌濫用辭格，講求于平淡之中見神奇；精練是指語言簡明扼要，精當不繁，去浮辭，忌冗長空泛，同時，又不茍簡，即服從行文目的和表現主題的需要，當詳則詳，當略則略；嚴謹是指語言含義確切、文句嚴謹、細致周密、分寸得當，忌模糊含混、語意多歧；規范是指各級語言單位的構成及組合不僅應符合現代漢語（少數民族地區使用的本民族文字的公文則為民族語言）的語法規則和一般的邏輯規則，而且應合乎公務活動所提出的特殊規范性要求。 上述特點體現在詞語、語句諸方面以及表達、修辭、構詞組句等語言運用實際活動中。 公文詞語特點主要是：大都為規范化的書面詞語，排斥使用一般的口語詞、方言詞、土俗侄語，禁絕使用生造的詞語等；詞語需有確切的含義，除非不可避免或特殊需要，一般不使用含義不確的詞語；在音節方面，公文詞語以雙音節詞為主，單音節詞（如經、依、此、何、悉等）、多音節詞的使用頻率比其他文章稍高；有一部分詞形確定、含義精確特定的公文專用詞語；介賓詞組、聯合詞組、“的”字詞組的使用頻率較高。 公文語句特點主要是：含義完整確切，在文中具有較強的獨立性，關鍵性文句脫離上下文之后仍不生歧義，不易被歧解或曲解；起鋪墊、過渡作用的語句少且簡短，以利直接而精當地表意；一般都有專門表達公文主題的主題句，使主題鮮明顯露；陳述句多，祈使句次之，疑問句、感嘆句再次之；有較多帶限定修飾成分的單句，其中含復雜主語或賓語的單句比一般文章為多；泛指性無主句較多；判斷句中，“是……的……”形式有較高的使用頻率，常用于表達作者對陳述對象的見解、態度和解釋；單句多而復句較少，比較有利于受文者的全面理解和準確執行。 公文表達即對有關事物的性質、狀態以及有關概念的表述。公文表達的特點主要是：在表達方式的運用方面兼用議論、說明、敘述三種基本表達方式，不同文種各有側重；直接表意不渲染、不婉曲，以保證受文者直接快捷地獲取有用的認識；只表述對解決現實具體事務有價值的事與理，以保證公文具有現實針對性；對現實的反映追求從本質、總體到現象、細節的全面真實，決不作任何虛構；較強的程式化、規范性，即對同類對象所使用的表述手法、式樣甚至語句都相對固定并形成一定的規范；所使用的符號系統統一通用，如我國當代公文就都統一使用通用性強的現代漢語的書面形式作為符號系統。 公文在修辭方面也有特點：在其所追求的效果方面，重準確鮮明、質樸平勻、精練順達，反對含糊暖昧、繁冗堆砌、輕浮造作，重內在美而不只求形式美；在修辭手法方面，以消極修辭手法為主，以積極修辭手法為輔，重在選詞煉句及章法方面下功夫，審慎使用修辭格。 2．公文詞語的選擇。 詞語的選擇就是在充分注意和把握公文詞語特點，認真學習和占有豐富詞匯的基礎上，根據行文目的以及語言環境的需要，遵從語法規則，選取最準確、最貼切而有效表情達意的詞語。 (l）認真辨析詞語的確切含義，使詞語的意義符合客觀實際。可以在公文中采用的詞語數量大、種類多，不同詞語在意義和用法方面有差別，也有聯系。為此，要使公文用語精當必須注意對詞語認真加以辨析，真正掌握其確切含義，否則就很有可能造成表意的失當或失誤，影響文件效用的發揮。 (2）注意分辨詞語的感情色彩，以正確表達作者的立場觀點。在公文中，對事實的敘述要求客觀準確，而在表明立場主張時則要求旗幟鮮明。為達到這一要求，必須注意分辨詞語的感情色彩。避免對不同感情色彩的詞語的誤用，否則就會造成閱文者的誤解或降低文件的嚴肅性。 (3）注意詞語聲音和語調對語義的影響，以提高表達效果。公文中的詞語若能音節勻稱往往既可以加強氣勢，表現莊重嚴肅的色彩，給閱文者以更鮮明的印象，又容易上口，便于記憶。 漢語語音系統的特點之一是音節不多，音節出現率不均衡。這使得漢語中同音字詞的數量較多。一般情況下，在受文者主要通過視覺“看”文件而接收信息時，同音現象對公文寫作并無什么影響，而一旦當信息接收過程存在“聽”的活動（在會議上“聽”報告，通過電話“聽”通知）時，這種現象所帶來的詞語的同音異義問題，就會給準確接收信息帶來一定障礙。特別是在聽者無從了解作者使用了同音詞中的哪一個時，就難免張冠李戴并由此產生極嚴重的后果。 (4）注意詞語間的正確搭配，遵循語言法則。詞語的選擇要受事理邏輯、搭配習慣的制約，如隨意超越這些制約，違背語言法則，就會產生差錯，影響表達的效果。詞語的搭配最根本的是要使語義搭配，使表達合乎事理、合乎邏輯，同時又要注意符合語言習慣。 (5）注意公文具體使用場合對詞語風格的要求，維護公文的嚴肅性及強制執行性。公文大都使用于正式、莊重嚴肅的場合，為與之相協調，選擇詞語時務必注意詞語的風格特點，除特殊情況外，一般不用口語詞、諺語、歇后語以及方言土語，書面詞語中帶有調侃、詼諧意味以及不夠嚴肅鄭重的詞語也不應入選。 (6）注意針對公文具體收受對象的特點選詞，以“有的放矢”，便于理解和執行。公文具體收受對象的理解能力以及與作者的關系不同，公文所選用的詞語也就應有所差別，否則就難免會“無的放矢”，使對方難以理解，不知所云，或給對方平添困難，影響正常的工作關系。 (7）注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞，以獲得鮮明直接的表達效果。公文中所涉及的人物和事物是多種多樣的，人物的地位、事物的性質、出現的年代以及相互之間的關系不同，就需要用不同的詞語來表達，以使表達更鮮明、更直接、更有效。 (8）注意根據上下文的需要選詞，以維護公文的完整有效性。一件公文的上下文對詞語的選擇具有很大影響。有時為了使文氣貫通、協調一致，上下文的詞語需要相互照應配合；有時則為避免不必要的重復，相互制約對方選詞的范圍。 (9）注意詞語的規范性，以提高公文溝通的效果，擴展溝通的范圍。公文溝通效果的好壞與范圍的大小，與公文中所使用的詞語的規范性有密切關聯，因此要正確使用正式列入現代漢語書面詞匯體系中的規范詞語，力戒生造或使用不規范的詞語，特別是使用不規范的簡稱、方言土語，以及隨意改變成語的結構形式等。 注意詞語的規范性，還包括有意識認真積累和正確運用公文的專用詞語、常用詞語。對同一概念的表述應盡可能選用已在公文同類表達中反復運用并被實踐證明最有效的詞語。這樣做不僅能省時間，更重要的是使表達更準確，更精練、更有效，避免錯漏。 3．公文語句的組織。 同撰寫其他文章一樣，公文寫作中的語句組織也不外乎在使語句通順、合理、獲得最佳表達效果三個方面下功夫。使語句通順涉及語法問題，使其合理涉及邏輯問題，使其獲得最佳表達效果則涉及修辭方面的問題。 (l）對公文語句的基本要求： ①含義明確、清晰、完整，便于準確理解、無歧義。 ②句子成分搭配得當。 ③句子成分完整。 ④語序安排妥當。 ⑤合乎事理，合乎邏輯規律。 ⑥句式內部結構合乎規范，力爭有最佳表達效果。 (2）語序的安排。在公文中正確地安排語序，主要應注意這樣幾點：一是注意尊重語序的習慣性。詞中的詞素、詞組中的詞其先后次序有許多都必須按約定俗成的習慣排列，否則人們就看不懂，不易接受。如表達方位時，習慣于稱“東西南北”就不能隨意變為“西東北南”。二是注意事理的邏輯次序。這一次序是客觀事物內部規律性的反映，因而是安排語序的主要依據。三是注意語序的強制性，語序既然受語言習慣、事理邏輯的制約，也就具備了強制性。不管是誰，要想利用公文清楚地表意并為人所理解，都必須服從這種約束，不隨意改變語序。四是注意語序的選擇性。從局部的和具體的情況看，語序的強制性中又有一定的可選擇性，只要不出現語法錯誤，不改變語義，為追求更佳的表達效果，也可對詞語的位置作一些調整，如將狀語置于主語之前等。在公文中安排語序時，常做如下處理： ①當要表達的一組并列概念之間有輕重、主次、強弱之分，大小、高低、多少之別時，應依次順排或倒排；而無這種分別時則按一定標準（空間分布、音節多少）分門別類排列。 ②當一組概念表現由若干連續的動作、行為構成的活動過程時，一般應按時間發展順序排列。 ③當以一組概念表現一個認識過程時，一般按由淺入深、由此及彼、由表及里的次序排列。 ④當以一個語句反映因果關系時，一般是按先因后果次序排列，只有需特別申明或突出表現原因時，才先講結果再談原因。 ⑤當將語句中的一些成分提前或后置并不違反語法規則，并不改變語義而且有利于提高表達效果時，應以此作為修辭手段。公文中有一部分定語、狀語、謂語可以提前。 ⑥當由于語句中幾個成分的相互關系不明而出現歧義時，有時可通過改變語序消除歧義。 (3）句式的選擇。句式是指句子的結構形式。句中詞語類別、配置方式等不同，就構成各不相同的句式。不同句式不僅語法結構各異，且有各具特色的修辭功能。在公文寫作中如下幾組句式的選擇與調整具有一定規律性。 ①主謂句與非主謂句。由主謂詞組構成的句子是主謂句；由主謂詞組以外的其他詞組或單詞構成的句子是非主謂句。由于公文對語句的要求具有高度準確的特點，因此主謂句的使用頻率很高，非主謂句的運用則受到一定限制，主要是使用一些無主句。無主句指不帶主語或不必交代以至根本說不出主語的句子。由于公文具有定向表述的特點，一些意愿（禁止、希望等）的發出者和情況問題的發現者是不言自明的，因此，一旦需由其作主語時，往往可不必交代。公文中的祈使句往往即以無主句為主。 ②主動句與被動句，句子的主語是動作行為的發生者，這種句子就是主動句，而主語為動作、行為的接受者時，句子就是被動句。在公文中這兩種句子是兼而有之的，在具體寫作實踐中采取哪一種，一般決定于需要強調哪一方面。如果要強調動作或行為的發生者就采用主動句，反之則采用被動句。 ③長句與短句。在公文中闡發道理，說明事物性質（如下定義）、狀態，敘述較復雜或精細的事物時，常用長句子。因為這時句中限定修飾成分多，聯合成分多，用長句子既有利于使表達更嚴密精確，又可以形成一種有利于突出公文嚴肅性、權威性的特殊色彩。短句在用于表達強烈感情，以及需要人們認真記憶、隨時執行的要求方面見長。因此，在公文中表示命令、要求和希望的文字，敘述一連串動作的文字，以及表達激動心情的文字常用短句；在會議公文和其他一些需通過念讀而使受文者了解內容的公文中，短句也比較多。 ④完全句與省略句。在公文中，完全句是主要的，只有在為使語言簡潔且又不會對語義造成損傷的情況下才使用省略句，而且主要是省主語，謂語、賓語也可適當省略。 ⑤緊密句與舒緩句。緊密句就是組織得緊湊的句子；舒緩句則是松弛一些的句子。二者可形成不同的表達效果，前者簡潔有力，給人以集中概括的印象，有助于突出句中的某一個重點；后者則語氣舒緩，感染力強，有助于表明幾層意思，突出幾部分重點。 從一般規律上看，公文中緊密句更多一些，舒緩句則主要用于一些會議公文（講話稿等）。當被表述的事物有多層意思且有并列的幾個重點方面時，也可用舒緩句予以強調。 ⑥單句與復句。單句是可表示一個完整意思而不可再分解成幾個分句的句子；由兩個或兩個以上的單句組合而成的句子就是復句。在公文中多用單句，以便于理解和執行。而一旦被表述的事理過于復雜時，也可用復句取代復雜化的單句。在使用復句時大都選擇借助虛詞（關聯詞語等）表明分句間關系的句型。 4．公文中若干事物和概念的特殊表達要求。 在對公文所涉及的事物和概念進行表達的過程中，除了必須遵循一般的語法規則、邏輯規則之外，還必須遵循一些特殊要求。所有，如需轉載或摘錄請注明出處：中國文秘資源網 http://.zgdoc中國文秘資源網 - 您身邊免費貼心的文秘專家 - 歡迎訪問WwW.ZgdoC技巧經驗范文：公文寫作的語言運用版權歸作者所有,轉載請注明出處!
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