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公文漫談
一、基本概念
    1.文件：在人類社會中為處理和種事務(wù)需要直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄。
    作為一種信息記錄，也就是賦予了信息打破時間、空間的限制而有效傳遞的能力，也就是將信息物質(zhì)化。可以從一個地方到另一個地方，從過去到現(xiàn)在，或者從現(xiàn)在到未來。
    處理事務(wù)需要而直接形成和使用，是由文件的盜用決定的。
任何信息記錄，都有其目的，譬如：文藝作品提供娛樂，科普電影傳遞知識，報紙傳遞新情況、新知識，等等，公文則不同，它不是提供參考信息，不是傳播知識，而是為了處理事務(wù)，要解決社會活動中遇到的總是必須涉及到總是必須有具體直接的應(yīng)用價值。
    具有規(guī)范體式，也是文件與一般信息記錄的區(qū)別，為了提高使用效果，文學(xué)作品往往是標(biāo)新立異，而文件則追求規(guī)范，減少多樣性，甚至用法律的形式，對文體、格式和結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范。因為文件不是供欣賞的，百是要受體更快、更準(zhǔn)確、更簡明便利的理解文件內(nèi)容，以便操作。
    法定效用，效用指物的影響的結(jié)果，文件的盜用是受各種法律法規(guī)保護(hù)的，也受其約束。現(xiàn)行效用，指一定時間內(nèi)對一定范圍內(nèi)的人員和事物的強制性影響，歷史效用，是指對歷史事件的證明的檔案作用。傳達(dá)室遞補權(quán)威性信息和憑證性信息。權(quán)威性信息要求發(fā)送信息的同時，發(fā)送發(fā)訊者的身份和法定權(quán)威，憑證性信息要求發(fā)送信息的真實性、承擔(dān)法律責(zé)任者的真實身份和對真實性的保證，另外，文件處理社會事的形成使用過程，以及對事物的強制性影響，也決定了其憑證性的權(quán)威地位。
    2.公文：國家機關(guān)和其他社會機構(gòu)在公佃活動中行使法定職權(quán)而形成和使用權(quán)的文件。
    二、常用公文的分類、選用和寫作慣例
    2000后《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定，行政機關(guān)公文包括：決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要和命令（令）、通告、公告、議案共13種，作為企業(yè)，我們使用權(quán)的有9種。
    （一）決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
     （1）含義及特點：（下行文）這里的重要事項，是指帶有全局性或具有重大意義和影響的事項，重大行動是指對企業(yè)產(chǎn)生巨大影響的行動。當(dāng)然，重要或項和重大行動是相對而言的，并不是或或都是企業(yè)的重大方針政策。
    由于決定的內(nèi)容是“對重要或項或重大行動做出安排”，所以決定強制性的特點：因為決定比較集中地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)對重要或項或重大行動的指揮和處置意圖，要求下級機關(guān)無條件執(zhí)行，決定的制約性和強制性雖然沒有命令那么嚴(yán)格，但比其他公文都有要強。
    （2）分類和寫法：
    處置性決定：處置、布置并告知具體內(nèi)容的決定。獎懲有關(guān)單位及人員、安排人事、設(shè)置機構(gòu)、撤銷下級不適當(dāng)決定等問題。
    這類文件很簡短，一般先寫決定根據(jù)，然后是決定事項。尤其要注意用語的準(zhǔn)確，一般綽用根據(jù)的規(guī)章制度中的原文。對于獎懲類決定，最后可以號召類語言結(jié)尾。
    部署性決定：適用于對重大事項或重大行動的安排的決定。
    這類文件先寫決定原由包括原因、目的和意義。決定的具體事項，一般分類分條說明。
    （3）決定與通知區(qū)別：它的使用范圍較“通知”要窄一些。一般事關(guān)全局、政策性強、任務(wù)艱巨用決定，這說明較通知更宏觀。一般執(zhí)行時間長的重大工作，才適宜使用“決定”，一般不適合短時間、階段性的工作部署。決定的嚴(yán)格操作性較通知更要求具體，可以變通的地方留的余地要小。強制性較通知要強，有的是是規(guī)章制度的補充和延伸，或者對于不具有形成規(guī)章制度的工作，在需要強制規(guī)范的時候，用決定。

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